Zeitmanagement und Arbeitsorganisation für Blogger

Zeitmanagement und Arbeitsorganisation für Blogger

Ich komme im Augenblick zu nichts und vielleicht ist dir das Resultat davon hier auch schon aufgefallen. Mein vorletzter eigener Artikel erschien Ende Mai und dann konnte ich selbst erst wieder “Wie Kommunikations- und Lifestyle-Blogger von einander profitieren können” letzte Woche veröffentlichen. Dazwischen haben meine Co-Autoren und ein Gastbeitrag von Walter Epp dafür gesorgt, dass du hier auf bloggerabc immer wieder neue Impulse bekommen hast. Dafür bin ich echt dankbar!

Ganz ehrlich: Situationen, in denen ich nicht mehr weiß, wo mir der Kopf steht, liebe ich, weil es bedeutet, dass sich sehr viel tut. Gleichzeitig muss ich aber auch priorisieren und organisieren. Und das kann trotz bester Planung manchmal ein Teufelsakt sein. Besonders dann, wenn mehrere Dinge anstehen, die im Grunde alle an Punkt 1 der To-Do-Liste stehen sollten.

Organisation beherrscht das Chaos

An so einem Punkt bin ich gerade, denn ich arbeite nicht nur in Festanstellung als Social Media Managerin, sondern schreibe auch freiberuflich für andere Blogs. Zudem organisiere ich derzeit einige Änderungen bei bloggerabc. Der Tag hat 24 Stunden und ich schlafe sechs davon. #nopainnogain

Aber vielleicht geht es dir gerade ähnlich. An allen Ecken und Enden brennt es und du weißt gar nicht, wo du zuerst anfangen sollst. Und natürlich willst du alles von deiner To-Do-Liste erledigt haben. Da kann ich dir vielleicht helfen, denn ich nutze verschiedene Methoden, um meine Arbeit zu strukturieren und zu gewichten. Mir hilft es ungemein und dir vielleicht auch. 🙂

  1. Getting Things Done

Die erste Technik, die ich anwende, ist eine Selbstmanagement-Methode von David Allen. Damit mache ich meinen Kopf frei von allen Dingen, die ich zu tun habe. Die Grundlage von Getting Things Done ist es, alles und ich meine wirklich ALLES, aufzuschreiben, was man als Aufgaben für den Tag betrachtet. Das sieht dann beispielsweise so aus (nach dem ich es erledigt hatte):

Mit Getting Things Done macht man seinen Kopf frei, weil man alle Aufgaben und Ideen aufschreibt, die darin sind.

 

Ich schreibe jeden kleinen Fitzel auf und notiere diesen in mein Notizbuch. Fällt mir dann nachträglich noch etwas ein, dann schreibe ich es einfach dazu. Wie du siehst, ist da nichts sortiert. Es ist wirklich alles so aufgeschrieben, wie es mir durch den Kopf schoss.

  1. Eisenhower-Matrix

Dann gehe ich dazu über, meine Notizen nach einem ABCD-Schema von General Dwight D. Eisenhower zu ordnen. Kein Witz, diese Technik geht tatsächlich, wie der Name schon sagt, auf den ehemaligen US-Präsidenten zurück. Bei der Armee und zu Kriegszeiten geht es meistens um Zeit und Prioritäten, also darum zügig Entscheidungen zu treffen. Wobei Eisenhower ein Grundsatz wichtig war: Priorität vor Zeit. Also wendete er ein Quadrat an, teilte es in Abschnitte und trug von links nach rechts und von oben nach unten folgende Einteilung ein:

  1. Dinge, die dringend und wichtig sind

  2. Dinge, die wichtig, aber nicht dringend sind

  3. Dinge, die dringend, aber NICHT wichtig sind

  4. Dinge, die nicht dringend und nicht wichtig sind

 

Wenn ich eine Liste entsprechend der Eisenhower-Methode sortiert habe, kann ich meist schon ein bisschen durchatmen. Der große Berg an Aufgaben ist für mich dann schon wesentlich übersichtlicher und überschaubarer geworden. Ich weiß dann schon besser einschätzen, wie ich meinen Tag gestalten muss, um mit den dringendsten Aufgaben anzufangen. Und durch diese Technik habe ich ungefähr ein Gefühl dafür bzw. weiß auch schon, wie lange ich für die einzelnen Aufgaben brauche.

Mit der Eisenhower-Methode sortiert man seine Aufgaben nach Dringlichkeit und priorisiert sie gleichzeitig.

  1. Zen to done

Bin ich soweit und habe mir einen Überblick verschafft, dann gehe ich dazu über, die für mich wichtigsten Dinge in maximal drei Aufgaben zu gliedern. Diese Methode ist von Leon Babauta entwickelt worden und greift Elemente von verschiedenen Selbstmanagementmethoden auf, unter anderem auch von Getting Things Done. Ich habe diese Technik in einer Coaching-Sitzung gelernt und wende sie jetzt in einer für mich funktionierenden Form an. Mein Kniff dabei: Ich wähle drei Aufgaben pro Kategorie. Ist dann noch Puffer übrig, darf ich gerne noch etwas von meiner To-Do-Liste abarbeiten. Aber NUR dann!

  1. Pomodoro-Technik

Wenn ich Texte zu schreiben habe, dann verwende ich zusätzlich den Tomato Timer. Dieser Timer geht auf die Pomodoro-Technik zurück und unterteilt Zeitabschnitte in je 25 Minuten. Nach dieser Zeit kannst du wählen, ob du eine kurze Pause von fünf Minuten machen willst oder einen Break von zehn Minuten brauchst. Ich nutze das Tool besonders dann, wenn ich Blogposts schreibe oder für Kunden an Texten arbeite. Dabei staune ich immer wieder, wie schnell die Zeit vergeht und wie viel ich doch geschafft habe.

Fazit:

Mit einer Kombination aus diesen Techniken arbeite ich jetzt seit einigen Wochen und bin schwer begeistert. Ich komme sehr viel schneller voran als sonst, ich kann meine Ziele (ja, ich brauche Ziele) besser visualisieren und mir auch mal den Druck nehmen, wenn ich glaube, dass es zu viel wird. Zudem sehe ich durch das Durchstreichen meiner To-Dos, was ich alles geschafft habe. Das gibt mir ein gutes Gefühl und motiviert mich zusätzlich, meine Aufgaben anzugehen.

Bis auf die Pomodoro-Technik nutze ich für die Umsetzung ganz einfach Zettel und Stift bzw. in meinem Fall ein Notizbuch. Du kannst aber auch Evernote oder Todoist nutzen, wenn dir ein Online-Tool mehr liegt. Beide Programme sind in der Basisversion übrigens kostenlos und absolut ausreichend, um sich zu organisieren oder Ideen festzuhalten. Ich nutze sie selbst täglich.

Fakt ist aber: Es muss nicht mit Hightech und fancy sein, um sich zu strukturieren. Selbst den 25-Minuten-Timer kannst du mit deinem Handywecker oder einer Eieruhr machen. Mein Tipp: Finde für dich heraus, welcher Weg dir liegt und dann leg los!

 

Wie sieht es bei dir aus? Wie organisierst du dich und welche Methoden nutzt du?

16 Kommentare zu “Zeitmanagement und Arbeitsorganisation für Blogger

  1. Pingback: Die Social Web News aus der 30. Kalenderwoche
  2. Hallo Daniela,
    ich glaube, hier bei dir war ich schon ein paar Mal, zumindest einmal und heute kommentiere ich im Rahmen meines Kommentier-Sonntages, welchen ich gestern hatte. Heute muss ich noch ein paar Blogs mit Feedback versehen, eher der Soll bis zum nächsten Sonntag geschafft ist.

    Also ich kann mich ganz gut organisieren, aber ehrlich gesagt, um keine Zeit zu verlieren, nutze ich keine besondere Methoden und bin sehr sehr spontan in meinem Blogger-Tun. Ich betreibe mehrere Blogprojekte und Foren oder auch Wikis und weiss in etwa, welches Projekt gerade an der Reihe ist.

    So gehe ich auf dieses Projekt und beginne damit, mich umzuschauen und festzustellen, was alles gemacht werden kann. Dann suche ich in Google nach neuen Infos bezüglich meiner CMS-Tests und OpenSource Tools, die man noch vorstellen könnte.

    Natürlich und selbstverständlich blogge ich nur, wenn die Lust vorhanden ist. Wenn Lust und Zeit aufeinander kommen, dann ist es für mich mehr als ideal und dann kann ich recht produktiv sein. Mit diesem selbst ernannten Kommentier-Sonntag setze ich mir auf die wöchentliche ToDo-Liste, dass ich unbedingt bis zu 15 fremde Blogs mit dem Feedback versehen möchte und es wäre sehr hilfreich, wenn ich mich langfristig gesehen daran halten kann. Das sehen wir denn mal…

    Übrigens was hier noch hilfreich wäre, ist es ein Mail-Kommentar-Abo, damit man als Leser immer uptodate bleibt. Vielleicht kann man es noch umsetzen, dafür gibt es eine Reihe von WordPress-Plugins wie etwa “subscribe to comments reloaded und andere”

    1. Hallo Alex,
      danke für dein Feedback und das ich bei dir auf Liste der zu kommentierenden Blogs bin. Das ist bei 15 Blogs eine stramme Leistung! Deinen Hinweis mit dem Plugin für ein Kommentar-Abo finde ich super und schaue mir das an! Ich bin jetzt aber auch sehr neugierig geworden – wie ist denn die Resonanz der anderen Blogs auf deine Bemühungen und wird ebenso häufig bei dir zurückkommentiert?

      Viele Grüße
      Daniela

  3. Hallo Daniela,
    mir war gar nicht bewusst, welche Methode mir mein ehemaliger Chef beigebracht hat, als ich noch im Praktikum war. Es war die Eisenhower Matrix. Mittlerweile nutze ich sie im Kopf, wenn ich meine to-do Liste für die Woche herunterschreibe.
    Mit der getting things done Methode werde ich es mal privat versuchen, die gefällt mir sehr gut, danke also! Für meine privaten Sachen, die ich nicht in der Funktion als Online Marketing Managerin ausübe, habe ich zusätzlich an festen Tagen meine Aufgaben verteilt. Auch Sporttage habe ich festgelegt und habe auch einen komplett freien Wochentag eingeplant, bei dem ich grundsätzlich nach der Arbeit nichts mehr mache. So ein Wochenplan hilft enorm und dank dieses tollen Beitrags werde ich ihn mir auch aufschreiben.
    Viele Grüße

    1. Hallo Anna,
      na guck! Da warst du mir mit der Methode schon weit voraus. Ich kenne sie erst seit kurzer Zeit. 🙂 Ich freue mich sehr, dass dir der Artikel weitergeholfen hat und du davon profitieren kannst.

      Leider schaffe ich es noch nicht mir freie Tage zu gönnen aber ich arbeite stetig daran. Du bist mir jeden Falls ein gutes Beispiel 🙂

      Viele Grüße
      Daniela

      1. Hallo Daniela,
        das mit dem freien Tag ist auch wirklich nicht einfach, da werden bei mir eher mal schnell zwei von und dann passt es wieder vorne und hinten nicht. Aber dass ich dir jetzt schreibe und es “gestehe” soll mich motivieren morgen wieder produktiver nach der Arbeit zu sein.
        Liebe Grüße und bis zum 12.09. 🙂

        1. Hallo Anna,
          frei haben muss auch mal sein! Sonst wird es schnell zu viel und Dinge wie Kreativität und Energie bleiben einfach auf der Strecke : ) Ich freue mich schon riesig auf den Workshop und das du kommst! Das wird richtig produktiv 🙂

          Liebe Grüße
          Daniela

  4. Ich arbeite in vielen verschiedenen Bereichen: Mein Blog, meine eigenen Projekte, meine Freelancer-Tätigkeit für diverse Kunden etc… Um mich zu organisieren nutze ich Trello! Darin habe ich alle Projekte mit allen Unterpunkten organisiert. Durch die Kalenderfunktion sehe ich pro Bereich immer direkt auf einen Blick, was am aktuellen Tag zu tun ist! Diese Punkte wandern dann auch auf meine Papierliste, die ich dann abhacken kann.

    Danke für den Tipp mit den Prioritäten. Das werde ich jetzt mal ausprobieren!

    1. Hi Jana,
      ich kenne einige Blogger und Freelancer, die Trello nutzen und begeistert sind. Freut mich, dass ich dir was mitgeben konnte! Berichte mal, wie es bei dir und der Technik läuft.

      Viele Grüße
      Daniela

  5. Toller Artikel! Werde mir auf jeden Fall die Pomodoro-Technik mal etwas genauer anschauen. Habe so meine Probleme, für einen gewissen Zeitraum mich fest einer Aufgabe zu widmen.

  6. Liebe Daniela,

    gute Zusammenfassung und auf den Punkt gebracht. Ich überlege mir manchmal auch folgendes gerne: Bringen mich diese Aufgaben auch meinem Ziel näher. Wenn nein, kann ich Sie elmieren, auslagern, deleggieren. (Ich weiß klingt einfacher als gesagt)

    Aber der Fokus muss einfach auch stimmen. Wir wollen ja nicht nur effizient sondern auch effektiv sein.

    Wünsche Dir bald wieder eine ruhigere Zeit,

    lg aus Wien,
    Sebastian

    1. Hallo Sebastian,
      vielen Dank für dein Feedback! Du weißt ja, ich bin immer auf der Suche nach guten Gastautoren ; ) Dein Ansatz mit dem Deligieren ist natürlich gut aber gerade für Freelancer nicht immer umsetzbar, besonders wenn es es Aufgaben betrifft, die man selbst erledigen muss. In meinem Fall wäre ich schon happy über eine Haushaltsfee, um ein Beispiel aus dem täglichen Leben zu geben : )
      Für alles andere gebe ich dir auf jeden Fall Recht, wenn du fragst “Bringt es mich meinem Ziel näher?”. Diese Frage stelle ich mir inzwischen bei vielen meiner beruflichen Aufgaben und auch Anfragen, um wirklich effektiv zu sein. Alles andere hat mich in der Vergangenheit zu viel Zeit gekostet, die mir am Ende gefehlt hat.

      LG nach Wien
      Daniela

  7. Hallo Daniela,

    schöner Artikel, den ich mir im Urlaub gerne durchgelesen habe. Neben deinem Blog habe ich auch das Buch von David Allen “Getting Things Done” durchgearbeitet (3 Wochen!) und finde, dass die Methodik die für mich am nachhaltigsten ist.

    Wie Du richtig beschrieben hast, ist der “Capture”- Schritt, also alles festhalten, was den mentalen RAM belasten könnte,
    der erste wichtige Schritt.

    Danach, so Allen, muss man die erfassten Dinge dann aber auch bewerten und in sein “externes System” weiterleiten. Dazu habe ich mir viele Gedanken gemacht (nochmal: 3 Wochen 🙂 ) und freu mich schon darauf, beim nächsten (in)-offiziellen Bloggertreffen darüber mit Dir zu quatschen.

    Schöne Grüße und bis bald.

    P.S.: Das Buch “Blue Ocean Strategy” hat seinen Zweck erfüllt und freut sich nun darauf, den Besitzer zu wechseln. Per Post oder beim nächsten Treffen?

    1. Hi,
      darüber will ich unbedingt mit der Quatschen. Dein Bild sah echt vielversprechend aus und ich habe mir ja nur einen Teil der Methode rausgepickt. Da haben wir auf jeden Fall Gesprächsstoff! Das Buch nehme ich gerne beim nächsten Treffen in meinen Besitz. Ich glaube, wir sollten die Gruppe mal wieder antickern – Ferien sind ja bald vorbei ; )

      Viele Grüße
      Daniela

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