Blondes Mädchen fotografiert in der Nacht mit ihrem Smartphone eine erleuchtete Brücke

Live-Kommunikation in der Eventbranche mit Bloggern: So funktioniert’s

Was haben eine Ballonfahrt und ein internationales Unternehmen für die Vermietung von Zelten, Eventlocations und mobilen Hallen gemeinsam? Auf den ersten Blick nicht viel. Aber was wäre, wenn das Unternehmen über ein Event, das es als Ausstatter begleitet, twittert und dafür Blogger einbindet? 

Wie das konkret aussehen kann, zeigt das Unternehmen De Boer. Der Event-Dienstleister ist ein internationaler Zeltverleih und Anbieter für mobile Eventlocation und mobile Raumlösungen.

Blogger und Event müssen zusammenpassen

Vor zwei Wochen war ich von dem Event-Dienstleiser zur Warsteiner Internationalen Montgolfiade in Warstein eingeladen. Der Auftrag dort war unter dem Motto „TweetUp über den Wolken“ für das Unternehmen aus einem fahrenden Heißluftballon zu twittern, zusammen mit einem Kollegen von mir. Und so haben wir das Unternehmen einen ganzen Tag lang via Twitter mit den Hashtags „#deboerdigital und „#montgolfiade“ begleitet. Zusätzlich habe ich für deren Corporate Blog von De Boer einen Artikel über den Tag verfasst.

Ich gebe zu, als ich gefragt wurde, ob ich das Event unterstütze, war mein erster Gedanke:

„Warum geht dieses Unternehmen, das sich auf mobile Eventlocations spezialisiert hat, ausgerechnet den Weg über Blogger und Twitter?“

Ein Blick auf die Seite von De Boer zeigte aber schnell, dass die Anfrage an mich sehr gut passte. Denn das Unternehmen ist auf Twitter und Facebook aktiv vertreten und verfügt seit neustem über ein Corporate Blog. Das Thema „TweetUp über den Wolken“ fand ich spannend und da Twitter mein favorisierter Social-Media-Kanal ist, habe ich hier nicht lange gezögert und zugesagt. Für mich war die Anfrage perfekt, weil ich mit De Boer eine inhaltliche Überschneidung hatte, nämlich das Thema „Digitale Kommunikation“.

Blogger ansprechen, aber richtig

Doch nicht nur die Themenzugehörigkeit sollte passen. Bereits im Vorfeld lassen sich gute Beziehungen knüpfen, nämlich durch eine gezielte Anfrage. In meinem Fall habe ich die offizielle Anfrage durch einen Kollegen erhalten, der für das Event zuständig war. Das heißt, hier wusste ich, wer mich anspricht und dass ich auf seine Auswahl vertrauen kann.

Ist Vorfeld kein persönlicher Kontakt vorhanden, dann ist es immer hilfreich, sich als Anfrager in der Mail oder der Facebook-Nachricht vorzustellen. Dazu gehört es, den Namen zu nennen, die Position im Unternehmen zu benennen und einen Link zum Unternehmen, Produkt etc. mitzuliefern. Warum? Der Blogger muss am Anfang die Möglichkeit haben, sich einen Eindruck zu verschaffen, ob das Unternehmen und sein Produkt oder seine Dienstleistung zu ihm passen. Es geht darum, Vertrauen aufzubauen und so transparent wie möglich zu kommunizieren. Nur so ist eine gute Zusammenarbeit möglich.

Digitalisierung macht vor Unternehmen nicht halt

Die Digitalisierung bei Unternehmen ist ein Entwicklung, die weiter voranschreiten wird. In ihrem Buch „Web oder stirb“ schreibt Dr. Kerstin Hoffmann:

„Meine These lautet: Unternehmen, die jetzt nicht sehr schnell und gründlich im digitalen Wandel den Anschluss finden, werden in wenigen Jahren weg vom Fenster sein. ‚Web oder stirb‘: Wer nicht online sichtbar ist, wer nicht an Gesprächen teilnimmt, wer sich nicht dort aufhält, wo die eigenen Kunden längst sind, wird untergehen.“

Ein interessanter Aspekt, den ich unterstütze. Schaue ich mich in der Unternehmenslandschaft um, dann fängt die Schwierigkeit schon damit an, dass sehr viele Websites von Unternehmen noch nicht mal für mobile Endgeräte optimiert sind. Das heißt, sie passen sich nicht automatisch den Bildschirmen von Smartphones oder Tablets an. Ein Blick auf Seiten wie der vom VRR oder der Rheinbahn bestätigen das. Überraschend für mich, dann das sind Unternehmen, die eine Serviceleistung für ihre Besucher anbieten.

Um so mehr freut es mich, dass ein Unternehmen wie De Boer, das sich im Bereich der mobilen Eventlocations und mobilen Hallen etabliert hat, eine Idee wie den TweetUp aufnimmt und umsetzt. Detlef Schmitz, Geschäftsführer von De Boer Deutschland, habe ich in rund 1.000 Meter Höhe gefragt, warum er sich für die Aktion entschieden hat. Seine Antwort war eindeutig:

„Der Trend in der Digitalisierung ist vorhanden. Wir wollen in der Branche der Trendsetter sein.“

Damit spricht der Geschäftsführer von De Boer Deutschland zwei wichtige Faktoren an:

  1. Das Internet und die damit verbundene Digitalisierung werden nicht mehr verschwinden. Das ist eine Tatsache, die sich jedes Unternehmen bewusst machen muss. Die Frage ist, wie nutzt man diesen Status quo für sich, um auch im Netz optimal vertreten zu sein und sich zu positionieren?
  2. Das Unternehmen hat erkannt, dass es innerhalb der digitalen Entwicklung mehr machen muss als in der Branche üblich ist. Nur so bleibt die Aufmerksamkeit erhalten. Ob es sich dabei um die Nutzung eines weiteren Kanals handelt oder eine tolle Idee auf bereits vorhandenen Plattformen, kommt auf die eigenen Ansprüche an. Die Einbindung von Bloggern ist zudem ein weiterer Weg, um mehr Aufmerksamkeit und Reichweite zu generieren. Und vor allem hier partnerschaftliche Beziehungen in Rahmen von aktiven Blogger Relations aufzubauen, um auch für spätere Aktionen vertrauensvolle Partner zu haben.

Mit seiner Aussage unterstützt Schmitz auch das Ergebnis des Branchenverbandes FAMAB. Der stellte in seiner Untersuchung 2015 fest, dass Live- und Digitale Kommunikation die am stärksten wachsenden Elemente im Marketing-Mix eines Unternehmens sind. Und besonders die crossmediale Verknüpfung beider Disziplinen wird laut dem FAMAB zunehmen. Für mich war es interessant zu sehen, wie schnell ein Unternehmen solche Aussagen aufnimmt und für sich proaktiv umsetzt.

Blogger-Kampagnen immer mit Unternehmensbezug

Und gerade bei der Umsetzung in Bezug auf Blogger-Kampagnen ist einiges zu planen. De Boer macht vor, wie dies konkret aussehen kann. Zunächst stehen das Briefing und die Organisation an. Nach der Anfrage, ob ich bereit wäre den Tag via Twitter zu begleiten, habe ich direkt die Zusage einer Kostenübernahme für die Hin- und Rückfahrt zum Event und die Hotelübernachtung erhalten. Das ist ein wichtiger Punkt, weil diese Kosten anfallen und geklärt werden müssen.

Kurz darauf erhielt ich das Briefing mit Details zum Tagesablauf. Darauf festgehalten waren die Abholung durch meinen Ansprechpartner, die Abfahrt vom Hotel und die Rufnummern meiner Kontaktpersonen für eventuelle Rückfragen. Im Briefing selbst waren die beiden Hashtags genannt, unter denen ich twittern sollte: #deboerdigital und #montgolfiade.

Tipp: Es empfiehlt sich bei der Organisation einer Blogger-Kampagne die Hashtags festzulegen, unter denen das Event kommuniziert werden soll und das Unternehmen erwähnt werden will. So wird nicht nur eine einheitliche Kommunikation gewährleistet, sondern auch die gezielte Auswertung des Monitorings ermöglicht.

Im Fall von De Boer sah das Ergebnis der Twitter-Auswertung am Ende wie folgt aus: Es wurden 30 neue Follower auf Twitter, 40 Retweets und 15 Replies generiert. Social-Media-Experte Christoph Müller-Girod, der das Event für die Leadagentur von De Boer Deutschland „Laureamedia“ mitbegleitet hat, geht davon aus, dass bei rund 136 Tweets, die wir insgesamt getwittert haben, eine Reichweite von 270.000 Impressions erzielt und damit rund 20.000 Accounts erreicht werden konnten. Um zu wissen, wie oft ein einzelner Tweet in den Timelines der Nutzer auftauchte, kann man die 270.000 Impressions durch die 136 Tweets teilen. Demnach wurde ein Tweet rund 1.985 Mal in die Timelines ausgespielt. Eine ordentliche Bilanz, wie ich finde.

Learnings

Für mich ergeben sich hier für Unternehmen mehrere Learnings:

Planung:

Wenn ein Event ansteht, dann lohnt es sich, bereits im Vorfeld zu überlegen, wie man dieses via Social Media begleiten könnte und wer für die Umsetzung verantwortlich sein soll. Fragestellungen dazu könnten sein:

Auf welchen Kanälen sind wir wie aktiv und welche können wir mit unserer Man- and Womanpower auch an einem solchen Tag oder in dem Eventzeitraum bedienen? Wenn wir das nicht können, wer könnte uns unterstützen?

Bereits an dieser Stelle wäre es gut zu überlegen, ob man dafür einen passenden Blogger, Instagramer etc. einbinden könnte.

Wichtig dabei ist auch die Festlegung der Ziele, die mit der Aktion erreicht werden sollen, die Erwartungshaltung an den Blogger, Fragenklärung von Budget und der Transport des Bloggers und eventuell. die Unterbringung etc.

Briefing:

In einem Briefing sollte klar und deutlich aufgeführt und zusammengefasst sein:

  • Was ist das Ziel der Aktion?
  • Wer ist der Ansprechpartner?
  • Wie ist dieser erreichbar?
  • Wie sieht die Zeitplanung aus?
  • Welche festgelegten Hashtags gibt es?
  • ….

Der Tagesablauf sollte soweit wie möglich konkret formuliert sein, für den Fall dass der Blogger sich zu bestimmten Zeiten an festgelegten Orten einfinden soll. In meinem Fall waren es die festgelegten Hashtags, die Ankunftszeit im Hotel, die Abholung durch das Shuttle sowie die Einweisung mit dem Heißluftballon.

Umsetzung des Events

Der Blogger sollte die Art der Umsetzung in seinem Stil gestalten können. In meinem Fall war es klar, dass ich twittern soll. Parallel dazu habe ich aber auch auf meiner Timeline auf Facebook und Instagram von meinem Engagement berichtet und meine dortigen Kontakte daran teilhaben lassen, selbstverständlich unter Einbindung der vorgegebenen Hashtags. Damit habe ich sogar mehr gemacht als vereinbart, weil ich das gerne wollte, um möglichst vielen von dem tollen Event zu berichten.

Tipp: Lasst dem Blogger freie Hand. Er handelt im Interesse des Unternehmens und hat einen eigenen Anspruch an seine Arbeit. Gern kann man im Vorfeld seine Erwartungshaltung äußern und zusammen Ideen entwickeln.

Mein Tag auf der Montgolfiade

Der Tag selbst gestaltete sich als gut organisiert. Angekommen in Warstein und bei der Montgolfiade erhielt ich sofort mein VIP-Armband, mit dem ich mich frei in der Zeltstadt von De Boer bewegen konnte. Es gab Catering und durchgehende Verpflegung, die bei dem heißen Wetter auch nötig war. Hier haben die Organisatoren es wirklich an nichts mangeln lassen, wofür ich sehr dankbar war.

Höhepunkt des Tages war natürlich die Fahrt mit dem Heißluftballon und der Möglichkeit, ein kurzes Interview mit dem Detlef Schmitz zu führen. Interessant war für mich zu erfahren, dass der Geschäftsführer noch weitere Ideen umsetzen will und es nicht bei diesem einen Event belassen möchte. Einzelheiten darüber weiß ich noch nicht, nur dass auf der Messe „Best of Events“, die im Januar 2017 in Dortmund stattfinden wird, und einiges geplant ist. Ich bin gespannt!

Fazit

Die Umsetzung des Events von De Boer war durchdacht und gut organisiert. Angefangen mit der Ansprache durch eine Person, die ich kannte, bis hin zur Unterbringung im Hotel.

Mir hat sehr gefallen, dass das Unternehmen neue Wege gegangen ist und seine eigenen Social-Media-Kanäle eingebunden hat. Im Vergleich: Der Veranstalter der Montgolfiade hat das nicht im gleichen Maße umgesetzt. Warum, kann ich nicht sagen.

Besonders die Idee, die Live-Kommunikation via Twitter anzugehen, war ein hervorragender Weg von De Boer, um das eigene Unternehmen zu begleiten. Gerade im Hinblick darauf, dass der Twitter-Chef Jack Dorsey auf der vergangenen dmexco sagte, dass die Stärke von Twitter in der Live-Kommunikation liegt.

Für ein Event wie die Warsteiner Internationale Montgolfiade ist Twitter ein tolles Tool, um hier konzentriert auf 140 Zeichen eine Veranstaltung zu begleiten. Zu überlegen wäre für De Boer noch, ob die Einbindung der Live-Streaming-Funktion auf Facebook und auch via Instagram Stories und Instagram mit Bildern noch sinnvoll wäre. Insgesamt finde ich, dass der Event-Dienstleiser einen guten Weg gewählt hat, um in seine Unternehmenskommunikation einzuzahlen. Mehr Bilder und Tweets zu dem Event findest du hier bei Storify vdas Christop Müller-Girod angelegt hat.

Ein Blick auf die Arbeit von De Boer lässt folgende Checkliste für anderen Unternehmen zu:

  1. Plan erstellen: Was will ich warum wie machen? Ziel, Idee, Umsetzung formulieren

  2. Briefing erstellen: Klare Anweisungen, Ansprechpartner festlegen, Ziele kommunizieren, Erwartungen nennen

  3. Freie Umsetzung erlauben oder aber in der Zusammenarbeit mit dem Blogger/Influencer gemeinsame Ideen erarbeiten. Blogger sind sehr kreativ und besonders die, die schon einige Kooperationen mitgemacht haben, können noch weitere Impulse einfließen lassen. Davon kann ein Unternehmen nur profitieren.

  4. Nach einer erfolgreichen Zusammenarbeit den Kontakt zum Blogger/Influencer halten. Den Aufbau einer eigenen Datei kann sinnvoll sein, wenn weitere Events anstehen sollten. Agenturen lassen sich eine solche Leistung in der Regel teuer bezahlen. Das kluge Unternehmen pflegt seine eigene Datenbank. 😉

Meine Frage ist: Wie begleitet ihr eure Events und bindet ihr Influencer ein?

Mehr zu dem Thema habe ich in meiner Reihe „Blogger Relations für Unternehmen“ geschrieben.

Blogger Relations für Unternehmen: Ist das sinnvoll? Teil 1

Blogger Relations für Unternehmen: Wo nach Bloggern suchen? Teil 2

Blogger Relations für Unternehmen: Wie man Blogger richtig anspricht! Teil 3

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